まずは、会議のゴールを設定する

こんにちは、井内信吾です。

クライアントさんや利用者さんについて今後の方針を考えたり、提供しているサービス全体の方針を考えたりとミーティングや会議を行うことがあると思います。

そんなミーティングで、このような経験はないですか？

・個人への質問責め（個人攻撃）

・問題の部分しか議題に上がらず、空気が重くなる

・感情面が強く出て議論にならない

・そもそも意見や議題が出ない

どうでしょうか？

一つや二つは経験したことがあるのではないでしょうか？

ミーティングや会議をより良いものにする方法は二つあります。

一つ目は、

【はじめにゴール設定をする】

ミーティングの最初に、ミーティングの目標設定をすることです。

参加者全員でミーティングをどのようなものにするのか、ということを共有するってことですね。

例えば、「参加者全員にとって、より良い方針になるよう考えましょう」とか、

「〇〇さんの生活が少しでも良い方向に向かうように意見を出し合いましょう」

「サービスの質を向上させるために意見を出し合って、より良い会議にしましょう」

などです。

このように最初に目標設定をすることで、会議の参加者のマインドセットが作れます。

二つ目は、

【個別担当者は進行役をしない】

個別ケースの会議をする時に、個別担当者とは別に進行役を設けるということです。

ここで重要になるのが進行役です。進行役がいかに会議の【場】を創るかで、決まります。言い換えるなら、会議の軸をブレないように維持することです。

上記にあるように、個人攻撃になったり、問題点しか出てこなかったり、感情論になってしまうのは会議の軸がぶれたからです。

会議の軸というのは、一つ目の【ゴール設定】です。このゴールに向かうとの軸をしっかり進行役は持っておく必要があるのです。

そのように重要な進行役に個別担当者が担ってしまうと、会議全体の進行をしながら個別ケースの方針整理もするとなると、負担が大きくなり、双方の役割を担えなくなるからです。

まとめると

ミーティングや支援会議をよりよいものにする方法として

・はじめにゴール設定

・個別担当者は進行役をしない

この２点です。

是非、ミーティングや会議に取り入れてみて下さいね。